現金日記賬是各單位重要的經濟檔案之一,為保證賬薄使用的合法性,明確經濟責任,防止舞弊行為,保證賬簿資料的完整和便于查找,各單位在啟用時,首先要按規定內容逐項填寫“賬簿啟用表”和“賬簿目錄表”。在賬簿啟用表中,應寫明單位名稱、賬簿名稱、賬簿編號和啟用日期;在經管人員一欄中寫明經管人員姓名、職別、接管或移交日期,由會計主管人員簽名蓋章,并加蓋單位公章。在一本日記賬中設置有兩個以上現金賬戶的,應在第二頁“賬戶目錄表”中注明各賬戶的名稱和頁碼,以方便登記和查核。

  現金日記帳通常由出納人員根據審核后的現金收、付款憑證,逐日逐筆順序登記。登記現金日記賬的總的要求是:分工明確,專人負責,憑證齊全,內容完整,登記及時,賬款相符,數字真實,表達準確,書寫工整,摘要清楚,便于查閱,不重記,不漏記,不錯記,按期結賬;不拖延積壓,按規定方法更正錯賬等。具體要求是:

 ?。?)根據復核無誤的收、付款記賬憑證記賬?,F金出納人員在辦理收、付款時,應當對收款憑證和付款憑證進行仔細的復核,并以經過復核無誤的收、付款記賬憑證和其所附原始憑證作為登記現金日記賬的依據。如果原始憑證上注明“代記賬憑證”字樣,經有關人員簽章后,也可作為記賬的依據。

 ?。?)所記載的內容必須同會計憑證相一致,不得隨便增減。每一筆賬都要記明記賬憑證的日期、編號、摘要、金額和對應科目等。經濟業務的摘要不能過于簡略,應以能夠清楚地表述業務內容為度,便于事后查對。日記賬應逐筆分行記錄,不得將收款憑證和付款憑證合并登記,也不得將收款付款相抵后以差額登記。登記完畢,應當逐項復核,復核無誤后在記賬憑證上的“賬頁”一欄內做出“過賬”符號“√”,表示已經登記入賬。

 ?。?)逐筆、序時登記日記賬,做到日清月結。為了及時掌握現金收、付和結余情況,現金日記賬必須當日賬務當日記錄,并于當日結出余額;有些現金收、付業務頻繁的單位,還應隨時結出余額,以掌握收、支計劃的執行情況。

 ?。?)必須連續登記,不得跳行、隔頁,不得隨便更換賬頁和撕去賬頁?,F金日記賬采用訂本式賬簿,其賬頁不得以任何理由撕去,作廢的賬頁也應留在賬簿中。在一個會計年度內,賬簿尚未用完時,不得以任何借口更換賬簿或重抄賬頁。記賬時必須按頁次、行次、位次順序登記,不得跳行或隔頁登記,如不慎發生跳行、隔頁時,應在空頁或空行中間劃線加以注銷,或注明“此行空白”、“此頁空白”字樣,并由記賬人員蓋章,以示負責。

 ?。?)文字和數字必須整潔清晰,準確無誤。在登記書寫時,不要濫造簡化字,不得使用同音異義字,不得寫怪字體;摘要文字緊靠左線;數字要寫在金額欄內,不得越格錯位、參差不齊;文字、數字字體大小適中,緊靠下線書寫,上面要留有適當空距,一般應占格寬的二分之一,以備按規定的方法改錯。記錄金額時,如為沒有角分的整數,應分別在角分欄內寫上“0”,不得省略不寫,或以“一”號代替。阿拉伯數字一般可自左向右適當傾斜,以使賬簿記錄整齊、清晰。為防止字跡模糊,墨跡未干時不要翻動賬頁;夏天記賬時,可在手臂下墊一塊軟質布或紙板等書寫,以防汗浸。

 ?。?)使用鋼筆,以藍、黑色墨水書寫,不得使用圓珠筆(銀行復寫賬簿除外)或鉛筆書寫。但按照紅字沖賬憑證沖銷錯誤記錄及會計制度中規定用紅字登記的業務可以用紅色墨水記賬。

 ?。?)每一賬頁記完后,必須按規定轉頁。為便于計算了解日記賬中連續記錄的累計數額,并使前后賬頁的合計數據相互銜接,在每一賬頁登記完畢結轉下頁時,應結出本頁發生額合計數及余額,寫在本頁最后一行和下頁第一行的有關欄內,并在摘要欄注明“過次頁”和“承前頁”字樣。也可以在本頁最后一行用鉛筆字結出發生額合計數和余額,核對無誤后,用藍、黑色墨水在下頁第一行寫出上頁的發生額合計數及余額,在摘要欄內寫上“承前頁”字樣,不再在本頁最后一行寫“過次頁”的發生額和余額。

 ?。?)現金日記賬必須逐日結出余額,每月月末必須按規定結賬?,F金日記賬不得出現貸方余額(或紅字余額)。

 ?。?)記錄發生錯誤時,必須按規定方法更正。為了提供在法律上有證明效力的核算資料,保證日記賬的合法性,賬簿記錄不得隨意涂改,嚴禁刮、擦、挖、補,或使用化學藥物清除字跡。發現差錯必須根據差錯的具體情況采用劃線更正、紅字更正、補充登記等方法更正。