備用金是指付給單位內部各部門或工作人員用作零星開支、零星采購、售貨找零或差旅費等用的款項。

 ?。?)備用金的領用

  單位內部各部門或工作人員因零星開支、零星采購等需要領田備用金,一般應由經辦人填寫借款憑證。借款憑證一式三聯,第一聯為付款憑證,財務部門作為記賬依據;第二聯為結算憑證,借款期間由出納員留存,報銷時作為核對依據,報銷后隨同報銷單據乍為記賬憑證的附件;第三聯交借款人保存,報銷時由出納員簽字旨作為借款結算及交回借款的收據。經辦人在填寫借款憑證時,應當如實認真地填寫借款事由、金額和借款日期并簽名,送有關領導審批后根據借款憑證編制現金付款記賬憑證。

  對于企業來說,借用備用金的現金付款憑證,其貸方科目自然為“庫存現金”科目,借方科目則為“其他應收款——備用金”科目;對于預算單位,借用備用金的,其貸方科目自然為“經費現金”或“庫存現金”科目,借方科目則為“暫付款”科目。出納員根據現金付款憑證付給現金(或現金支票)。

  【例】某公司銷售科領借備用金400元,作零星采購和開支使用,經辦人為××?!痢猎陬I用備用金時,應按規定填制借款憑證,有關人員編制現金付款記賬憑證,出納員根據現金付款憑證支付現金(或現金支票),其會計分錄為:

  借:其他應收款——備用金 400

    貸:庫存現金 400

 ?。?)備用金的報銷

  備用金可以分為定額備用金和非定額備用金兩種。定額備用金的核算如下:

  所謂定額備用金是指單位對經常使用備用金的內部各部門或工作人員根據其零星開支、零星采購等的實際需要而核定一個現金數額,并保證其經常保持核定的數額。實行定額備用金制度,使用定額備用金的部門或工作人員應按核定的定額填寫借款憑證,一次性領出全部定額現金,用后憑發票等有關憑證報銷,出納員將報銷金額補充原定額,從而保證該部門或工作人員經常保持核定的現金定額。

  有關部門或工作人員報銷時,應編制現金付款記賬憑證,其貸方科目自然為現金,借方為相應科目。出納員應將報銷的金額用現金補給報銷的部門或工作人員。這樣報銷后有關部門或工作人員手中的現金又達到核定的限額。

  【例】某商店供應科使用定額備用金,定額為1200元。5月14日用現金購買商品800元,其備用金只剩下400元,次日到財務科報銷,出納員補給現金800元,這樣供應科的備用金又達到了1200元。

  不同的單位,其內部各部門或工作人員使用備用金的業務性質不同,會計制度的規定也不同,因而在報銷備用金時,其編制的現金付款憑證的借方科目有很大的差別。